Iga eesmärke seadev ettevõte peab aeg-ajalt oma sooritust mõõtma, et oleks võimalik hinnata, kas edasi liigutakse plaanipäraselt või mitte. Rahaline eelarve mõõdab seda, kas ettevõte liigub plaanipäraselt rahaliste eesmärkide saavutamise suunas. Iga eelarve on oodatava soorituse mudel, mis põhineb müügiprognoosil (tulul), müüdud kaupade maksumusel (COGS) ja mitmesugustel tegevuskulude kontodel, nagu töötajate kulud, kontorikulud, turunduskulud, arendustegevuste kulud jne.
Lühidalt annab eelarve:
- finantsplaani tegevusstrateegia elluviimiseks
- juhised osakonnajuhtidele tegevuste plaanimiseks
- investeeringute tasuvuse arvutused
- päästikud kõrvalekallete korral
Eelarve koostamine
Eelarve koostamine algab tavaliselt osakonnajuhtide jooksvate prognooside koostamisest. Võime nimetada seda tavapärase äritegevuse eelarveks.
Kolmanda kvartali paiku tegelevad tippjuhtkond ja partnerid pikaajaliste eesmärkide seadmisega. Nad hindavad erinevate segmentide turuvõimalusi ja prognoosivad kasvuvõimalusi. See etapp annab sisendi müügiprognooside uuendamiseks ja vajalike investeeringute arvutamiseks.
Selleks, et organisatsioonil oleks võimalik neid uusi eesmärke saavutada, tuleb uuendada ka sooritusmõõdikuid. Sooritusmõõdikud on näitajad, mille alusel on aegsasti näha, kuidas organisatsioon oma eesmärkide suunas liigub. Need tegevuseesmärgid ehk juhtimismõõdikud on tavaliselt järgmised.
- Kui palju müügikõnesid peab müügiesindaja müügieesmärkide saavutamiseks tegema?
- Kui palju tehinguid peab toimuma, et saavutada oodatud müügitulemused?
- Milline peaks olema kliendirahulolu tase?
- Milline peaks olema kasutajatoe juhtumi lahendamise aeg? Ja nii edasi.
Kui rahaline eelarve on investeeringute sisendi ja uuendatud oodatavate tulemuste põhjal koostatud, võib koostada soorituse eelarve, milles rahalised sisendid ja tulemusmõõdikud on lisatud osakonnajuhtide jaoks ühele töölauale, et oleks võimalik igal hetkel hinnata seost soorituse ja tulemuste vahel.
Sealt edasi liiguvad organisatsioonid sujuvalt jooksva eelarve juurde. Mõnel on väga range põhimõte ajakohastada eelarvet/prognoosi kord kvartalis. Tavaliselt toimub esimene muutmine juunis, alustades 3. kvartalist.
Suve keskpaigas tegeletakse sellega seetõttu, et kui eelarvet oleks vaja ajakohastada juba teisest kvartalist, peaksid selleks vajalikud andmed olema olemas juba märtsis, 1. kvartali lõpus. Kuid see on tavaliselt liiga lühike ajavahemik, et saada aru, kuidas asjad tegelikult edenevad.
Keskmiselt on organisatsioonil üks eelarve ülevaatus juunis/juulis ja teine oktoobris. Oktoobris on ka õige aeg aru saada, milline on olukord pärast suvepuhkusi, ja millised on 4. kvartali müügimahud.
Küpses organisatsioonis on selline eelarveprotsess tavapärane ning Primend on leidnud, et sellist eelarveprotsessi toetavad suurepäraselt Office 365 ja Power BI standardtööriistad.
SharePoint, Excel ja Power BI teevad töö lihtsaks
Mõned organisatsioonid kasutavad spetsiaalset eelarvetööriista. See tööriist on tavaliselt üsna kallis ja selles kasutatakse uusi liideseid, mida inimesed peavad kasutama õppima. Meie oleme leidnud, et Microsoft Office 365 SharePoint, Office 365 Excel ja Power Platform pakuvad kõiki vajalikke funktsioone harjumuspärases liideses, mida on lihtne kasutada ja turvaline hallata.
Microsoft 365 SharePoint ja Excel pakuvad järgmist:
- keskkond eelarvetabelite ühiseks muutmiseks
- kõik eelarvemudeli arvutused saab Excelisse lisada
- erinevad osakonnad saavad hoida eelarvet eraldi failides
- SharePoint annab eelarve ja prognooside jaoks mugava kaustastruktuuri
- SharePointis on integreeritud Microsoft 365 turbefunktsioonid, nagu versioonihaldus, juurdepääsu kontrollimine, muudatuste kohta märguannete edastamine jne
- Power BI hoiab jooksva aasta, eelmise aasta, eelarve ja võrdluse andmed ajakohasena
- Power BI pakub visuaalselt meeldivaid juhtimismõõdikuid ja diagramme, mis parandavad kommunikatsiooni
- kasutada saab rollipõhist turvet, millega lubatakse juurdepääs vaid osale aruande andmetest
- Power Platformi tööriistadega saab luua kinnitamistöövooge ja andmesisestuse vorme
Kasutuselevõtmine on kiire ja lihtne
Kasutuselevõtmine on tavaliselt lihtne, kuna inimesed ei pea uusi tööriistu kasutama õppima ja on produktiivsed juba esimesest päevast. Projekti kõige aeganõudvamad osad on tavaliselt eelarveprotsessi standardiseerimine ja parimal moel infot edastavate visuaalide kokku leppimine.
