Onboardingust offboardinguni - kuidas disainida lihtsad ja mugavad protsessid, mis aitavad kaasa parima töötajakogemuse loomisele
IT-ettevõttena on meie nägemus, et tänases maailmas saab tänu tehnoloogiale aidata inimestel luua ja panustada kultuuri loomisesse ning samuti saada sellest osa. Me Primendis usume, et kultuur ja väärtused on vundamendiks ärile. Seekordses veebiseminaris võtame fookusesse talentide onboarding ja offboarding protsessid. Kuidas Power Platform meid selles aitab?
Veebiseminaris keskendume järgmistele teemadele:
- Kuidas panna kultuur ja väärtused elama läbi hästi läbi mõeldud HR-protsesside?
- Millised võimalusi pakub Power Platform töötajakogemuse loomisel?
- Kuidas aitab protsesside automatiseerimine juhte?
Veebiseminari viivad läbi:
Lilian Nõlvak, Primend Grupi töötajakogemuse juht
Minu teekond personalivaldkonda kestis üle 10 aasta. Kogu selle aja jooksul, mil olen tegelenud valdavalt kommunikatsiooni ja turundusega suurte ja mainekate brändide juures, on mind alati inimeste, muudatuste juhtimise, töötajakogemuse teemade poole tõmmanud. Ligi 2 aastat tagasi muutsin aga päriselt oma suunda. Minu silmad panevad särama sellised märksõnad nagu (digitaalse) töötajakogemuse arendamine, nutikad ja õhukesed personaliprotsessid, kaasav organisatsioonikultuur.
Kevin Deket, SharePoint ja Power Platform vanemspetsialist
Kevin alustas Primendis praktikandina ja tänaseks on ta arenenud PowerPlatformi vanemspetsialistiks/arendajaks. Esimesed nädalad Primendis pakkusid põnevaid väljakutseid, kuna teadmised selles valdkonnas olid suur ümmargune null. Täna on ta nende väljakutsete eest tänulik. Kevin loeb võiduks hetked, kus ta vähendab kliendil tüütute tegevuste peale kuluvat aega, mida võiks suunata tähtsamatele ülesannetele. Excel on väga hea tööriist aga mõnede protsesside jaoks on see ajale jalgu jäänud. Power Platform on väga võimekas ja suudab hoida kokku raha, mis oleks läinud eriarenduse peale. Work on what matters most, automate the rest!
Kristo Karu, Infra ja pilveteenuste juht
Microsoft pilveteenustega on Kristo igapäevaselt tegelenud viimased 6 aastat. Nende aastate jooksul on ta saanud väga hea kogemuse ja nägemuse, kuidas ettevõte peab pilveteenuseid kasutama. Tema peamine suund täna on pilveteenuste turvalisus, mis annab võimaluse ettevõtetel muutuda järjest mobiilsemateks.
Kõik meie veebiseminarid on tasuta ning kutset võib julgelt jagada kui teate kedagi, kellele need teemad võiks huvi pakkuda.
Kuidas SharePointis luua lahendusi, mis muudavad lihtsamaks töötajakogemuse inimeste elu, kui mugavamaks töötajakogemuse kõigile töötajatele ettevõttes?
Tutvustame meie automaatseid protsesse, milles oleme lähtunud värbamise viiele C-le (culture, connection, confidence, clarification, compliance).
Kultuur ja side ettevõttega
Kuna uue töötaja jaoks on uut infot alati kohutavalt palju, on pehmed teemad parem ette saata. Saadame töötajale 15 päeva enne esimest tööpäeva (pärast tööpakkumise kinnitamist) e-maili kümne põneva faktiga. Kõik see toimub automaatselt. Personaliosakonna inimene ei pea siin sekkuma.
Onboarding protsess on kujundatav vastavalt ettevõtte protsessidele. Kirjad lähevad uuele töötajale automaatselt x arv päevi enne tööleasumist, kontode loomiseks oma periood, info uue töötaja kohta läheb siseveebi päev enne töötaja esimest tööpäeva jne.
Kultuuri paremaks tajumiseks virtuaalselt saab SharePointi keskkonda panna kuvama erinevaid põnevaid lisasid, näiteks ettevõtte töötajate koostatud Spotify pleilist.
Lepingud
Selleks, et protsessid oleksid automaatsed ja korrektsed, lõime PowerPlatformi abil endale võimeka töölaua: Töötaja kinnitab tööpakkumise, meie saadame talle eelkoostatud Microsoft Formsi ankeedi. Kinnitab kas võime teha taustakontrolli enne onboardingut. See info talletub SharePointi ja me saame seda infot kasutada, alustamaks onboarding protsessi.
Rakendus Employee Journey
Värskelt täidetud vorm ilmub Employee Journey rakendusse ja seda infot saab kasutada tuleviku tarbeks, taustauuringuteks jne. Käivitub onboardingu protsess, kogu automaatika hakkab tööle kui täiendame meie vaatest puuduvad väljad: osakond, kontor, otsene juht, tiim, ametinimetus jm. Kinnitades tekib töötaja täielikult meie süsteemi ja edasine automaatika hakkab tööle.
Tekivad ülesanded, millest mõned on automaatsed ja mõned tuleb käsitsi läbi teha. Ülesandeid saab ise ka juurde lisada. Automaatsena liiguvad teavitused näiteks erinevatele osakondadele, kes vajavad uue töötaja infot. Siseveebi ilmub info, et uus töötaja on tulekul.
Meiliteavitus uue töötaja konto loomise kohta loob ka töölepingu põhja Wordis. Palganumber ja mõned muud andmed tuleb käsitsi täita. Töötajakogemuse spetsialist korrigeerib seda, misjärel saab lepingu saata allkirjastamiseks.
Selleks, et kogu automaatika toimiks, on PowerAutomate litsentsi vaja.
Millised on tehnilised eeldused ettevõttele, et ühe nupuvajutusega tekiks AD konto kõigi õigustega? Oluline on Microsoft 365 keskkond. Ettevõte peaks olema kas täielikult pilves toimetav või omama kohaliku serveripargi ja PowerAppsi vahel liidestust, et selline automaatne lahendus toimiks. Olulisim nõue on kõik läbi mõelda, et säiliks läbipaistvus: Grupid, struktuurid jms, kes kuhu ligi pääseb. Sealjuures saab kõik panna vastama ISO standarditele.
Mingid asjad peavad saama õiges järjekorras, õigel ajal tehtud. Näiteks ISO standardist lähtuvalt kontrollime uue töötaja tausta karistusregistrist. Töökorralduse reeglid on tihti veel Wordi või PDF-dokument, mis tutvumiseks või digiallkirjastamiseks saadetakse. Lihtne viis kuidas töötajale seda mugavamaks teha: SharePointi sisuleht, kus teemade järgi kõik välja on toodud. Sisaldab erinevaid viiteid rakendustele (puhkusegraafik, puhkuste planeerija, kuluaruanne); seadustega seonduvat; transport ja töölähetused; rollijaotus ja rollikirjeldused. Struktuuripuu tuleb automaatselt, sest AD-s on kõik juba seotud.
Oluline teha neid asju enda moodi. Meil on ka tööohutuse lehekülg. Lihtsad teemapõhised juhised, mille kõrval väike Forms kinnitusankeet, et jah, olen tutvunud juhendiga. Sama toimib ka mobiilivaates.
Selgus
Näitame tiimiliikmeid, katseaja eesmärke ja meie ootuseid, teeme ülevaate kohtumistest ja koolitustest. Saab automatiseerida, kuid me pole seda teinud.
Power BI abil visualiseerime tulemusmõõdikuid: kuvatud ekraanidel kontoris ja siseveebis. Info tuleb ticketing süsteemist, projektihaldustarkvarast, Recommyst. Suunatakse Power BI-sse ja seal tehakse info loetavaks ja arusaadavaks, sealsamas sünnib dashboard. Kõik toimub läbi API-de ja krüpteeritud kanalite. Info uueneb kokkulepitud aja tagant.
SharePoint võimaldab kuvada andmeid erinevatest paikadest. Töötajaprofiil, puhkuseavalduste info, kuluaruannete info, palga ajalugu jms - läbipaistvus töötajale selle kohta, mis andmeid tema kohta hoitakse. Saab disainida vastavat ettevõtte kultuurile-vajadustele. Tegu on väga loomingulise platvormiga, mis on nähtav vaid töötajale endale.
Tagasiside
Lihtne vorm saadetakse uuele töötajale Microsoft Forms abil 1. ja 4. kuu lõpus, kui katseaeg lõpeb. Automaatsed kirjad lähevad läbi onboarding protsessi, kõik arvutatakse esimesest tööpäevast lähtuvalt. Keskkond saadab kirjad õigel ajal ise välja. Tagasiside baasil saavad ka tiimijuhid toetada töötajat paremini.
Offboarding
Töötaja lahkudes leiame alati viisi inimest tänada ja tunnustada, standardlahendused meil puuduvad. Kommunikatsioon räägitakse lahkuva töötajaga eraldi läbi. Asjaajamine peab samamoodi lihtne ja mugav olema.
Offboarding rakenduses saab alustada offboardingut. Taaskord on võimalik täita ankeet, mis käivitab nimekirja automaatsete ja poolautomaatsete ülesannetega. Taustalolev rakendus käivitub nii nagu on seadistatud. Näiteks lähevad välja kirjad kontode sulgemise kohta.
Automatiseeritud protsessid aitavad ja toetavad nii väiksemaid kui suuremaid ettevõtteid, kuid visioon peab olema selge: mis on just teie ettevõttele olulised punktid.