Primendi töötajakogemuse konverentsil arutasime kuidas Teams enda ettevõtte jaoks toimima panna. Võtame selle teema suure huvi tõttu veel kord ette, et rääkida pikemalt meie õppetundidest ja mis meie meelest on täna Teamsis huvitavat.
Paljude jaoks on Teams chattimise äpp, nagu seda on Messenger või WhatsApp. Tegelikkuses aga peitub Teamsis terve omaette maailm, millel oma seadused, kord ja kultuur.
Veebiseminaril räägivad Kädi ja Tõnis järgnevast:
- Millised on uued ja popid ning vanad, kuid kasulikud äpid ja võimalused Teams keskkonnas?
- Kokkuvõte kõigest heast ja kasulikust, millega Primend ja meie kliendid oma kasutuskogemuse ajal kokku on puutunud.
- Nipid ja trikid.
Kädi Horm | Parnerlahenduste juht
Kädi hoolitseb selle eest, et suuremad projektid suurte ettevõtetega saaksid tehtud ja hästi tehtud. Samal ajal hoides kõigil uuendustel silma peal ning pakkudes pidevat tuge. Kädi jõudis Primendisse pärast nelja aastat Microsofti heaks töötamist, tänu millele on tal on sügav arusaam sellest, kuidas Microsofti litsentsimine toimib.
Tõnis Tikerpäe | Primendi R&D juht
Infotehnoloogias olen olnud tegev juba 20 aastat. Microsoft pilveteenustele keskendusin kohe, kui Office 365 lansseeriti 2011 aasta juunis. Viimased aastad olen võtnud oma südameasjaks kaugtöö ning modern workspace’i ning aidanud paljudel ettevõtetel läbi pilveteenuste efektiivse kasutusele võtu oma töökorraldust tõhusamaks muuta.
Kõik meie veebiseminarid on tasuta ning kutset võib julgelt jagada kui teate kedagi, kellele need teemad võiks huvi pakkuda.
Looge Teamsi sarnane struktuur nagu ettevõttes on. Nii on Teamsis toimuv inimestele juba äratuntav. Olenemata sellest, kas tegutsete töörühmade või hoopis projektipõhiselt, sarnane struktuur teeb kasutuse mugavamaks. Jälgige, et töörühmi ei saaks liialt palju tehtud, et pilt oleks selge. Suurematele ettevõtetele soovitame töörühmade loomiseks anda õigus üksikutele vastutajatele, just selleks, et hoida struktuuri selgena.
Pange paika mängureeglid: leppige kokku milline on töörühmade ja kanalite nimetamispoliitika. Mõelge välja kuhu salvestatakse dokumendid, mida Teamsis koos redigeeritakse. Otsustage kuidas lubada väliseid kasutajaid oma Teamsi keskkonda.
Tekitage grupp fänne: leidke ettevõttes seltskond inimesi, kes on ettevõttes eeskujuks ja teejuhiks kuidas Microsoft Teamsist maksimum võtta.
Kui Teams tuli, ütles Microsoft, et see e-mailide saatmise vähendamiseks. Grupivestlustes tasub paika panna moderaatorid, kes aitavad rohkete osalejatega vestluses korda hoida. Dokumentide edastamine ja ühiselt redigeerimine ei pea samuti käima meilitsi, vaid seda saab mugavalt Teamsi vestluse aknas ühiselt teha. Osalejad saavad üheaegselt dokumenti muuta ja täiendada ning hiljem saab kokku leppida kuhu valmis dokument salvestada.
Isiklik aeg Teamsis ja Teamsita
Teamsis saab mugavalt määrata teavituste lubatud ajad, mille kohta teavitused tulevad jm. Ühtlasi on seal võimalik määrata ka vaiksed tunnid, millal Teamsi teavitused on keelatud. Eriti oluline on see neile, kellel on telefonis Teams ning keda teavitused töövälisel ajal kipuvad häirima.
Tee suhtlemine lõbusaks
2020 esimeses pooles ühtäkki kõik korraga online’i kolides sai selgeks, et vahetu suhtlus ja emotsioonide nägemine ja edastamine on tohutult oluline. Teamsis on võimalik kasutada @mention võimalust, mis annab näiteks ühisvestluses konkreetsele inimesele märku, et tema tähelepanu hetkel on oluline, lisaks GIF-e, mis annavad väga lõbusalt emotsioone edasi ning loomulikult emotikonid.
Tunnusta kolleege
@praise – kirjuta kolleegile midagi ilusat, tunnusta teda ja tee tema päev paremaks. Praise on Teamsis mugav võimalus, kus kiita ja tunnustada kolleegi hea soorituse eest. Kõik kiitused on võimalik ka läbi Power BI dashboardile kuvada.
Viva Insight
Süvenemisaja planeerimine (Focus time), meditatsioon tööpäevas, et näiteks stressi maandada, kiitused ja efektiivne tööaja planeerimine. Teamsis vasakul kolme täpikese all on Viva Insights, mille kaudu kõigele sellele ligi pääseb. See koondab kokku kasutaja ajaplaneerimise ja heaolu jälgimise-toetamise ühte keskkonda. Viva Insightsi kaudu on väga mugav kiitus (praise) ette valmistada ja valida kas seda jagada vestluses või mõnes kanalis. Vaimse tervise toetamiseks on seal saadaval keskendumist toetav muusika, teadvelolekuharjutused, süvenemisaja planeerimine jm.
Koosolekute kultuur
- Primendis lülitasime sisse funktsiooni, et koosolekud oleksid tunni asemel 45 minutit. Seda põhjusel, et kel on mitu koosolekut järjest, jõuaksid vahepeal ümber lülituda, näiteks kohvi võtta ja väikese pausi teha.
- Hea tava on koosoleku agenda ette saata, et kõik osalejad jõuaksid mõelda läbi milliseid teemasid süvitsi arutada. Mõistlik on kohe järele saata kokkuvõte ja memo, et ühiselt järgmiste sammude juurde liikumine efektiivsem oleks.
- Viisakas on ka alati kaamera sisse lülitada, kuna kõik me soovime näha kellega me vestleme ja väljalülitatud kaamera soodustab koosolekul möödarääkivusi – ei nähta emotsioone ega seda kas inimene üleüldse koosoleku teemadele keskendub. Hübriidtööd tehes on sisselülitatud kaamera eriti oluline. See soodustab vahetumat suhtlust.
- Austa teiste aega, pane tehnika ennetavalt valmis.
- Jaga oma emotsioone reaktsioonidega – alati ei pea kõik inimesed kõige peale „jah“ vastama, vaid reaktsioonid aitavad kiire emotsiooni edasiandmisel. Esineja saab samuti sel viisil vahetut tagasisidet.
- Ettevõtteülesed koosolekud võivad olla samuti lõbusad – alguses informatiivne pool ja hiljem võib-olla mõni viktoriin. Lisaks on seda ka lihtne teha hübriidvormis, kus suurem seltskond on kontoris kohapeal ja ülejäänud on videosilla vahendusel.
- Koosoleku salvestused on võimalik Teamsi salvestada, näiteks läbi siseveebi nupukese.
Koolitage kasutajaid
Kõik head funktsioonid jäävad vaid lahendusteks, kui ettevõtte töötajad ei oska neid kasu
tada. Seega koolitage oma töötajaid, jagage nippe ja trikke ja kõike head infot ka nendega.