TABLOO puhkuste planeerimise lahendus

Iga aasta jaanuaris algab ettevõtetes kibekiire aeg puhkuste plaanimiseks. See võib isegi väikeses ettevõttes tekitada suurt peavalu, rääkimata suurtest ettevõtetest, kus töötajaid on palju ning tööd tehakse graafiku alusel. 

Kust ma leian infot selle kohta, kuidas puhkuse avaldust täita? Kellele ma selle nüüd saatma pean? Kui palju mul üldse puhkuse päevi kogunenud on? Tulevad ju sellised küsimused sullegi tuttavad ette? Aasta algus ja kibekiire puhkuste planeerimine, kuidagi peab ju olema võimalik seda peavalu vähendada? Microsofti tööriistakomplekt tõttab appi. Välja teenitud ja ära kasutatud puhkuste arvestamise võib tänasel päeval usaldada julgelt arvutiprogrammide hoolde, et kogu planeerimise süsteem võimalikult usaldusväärne, täpne ja kasutaja sõbralik oleks. Primend on loonud TABLOO siseveebi lisavõimalusena mugava puhkuste planeerimise ja kinnitamise töövoogudega rakenduse, kasutades selleks Microsoft 365 ja PowerApps teenuseid.

Miks on oluline puhkuse planeerimine

Tööandja saab töötajate puhkuse kasutamise aega reguleerida vaid juhul kui koostatakse puhkuste ajakava ning tehakse seejärel see töötajatele teatavaks 31. märtsiks. Ajakava koostamine võimaldab tööandjal tööd paremini kavandada, selgitada välja töötajate puhkuste soovid, asendamiste vajadused ning aitab vältida olukorda, kus kõik töötajad üheaegselt puhkusele jäävad. Kui tööandja ei ole 31. märtsiks puhkuste ajakava koostanud ega teatavaks teinud, võib iga töötaja minna puhkusele enda poolt soovitud ajal, teatades sellest 14 kalendripäeva ette, kusjuures tööandjal pole sellises olukorras midagi teha, kuna on ise jätnud kasutamata võimaluse töötajate puhkusi reguleerida. Seega on kõigile osapooltele oluliselt mugavam kui puhkusegraafik seadusega kooskõlas koostatakse. Selliselt jääb nii tööandjale võimalus jagada töökoormust ning töötajale kindlus pikalt ette planeerida oma puhkusereise ja muid toiminguid. 

Tööandjal tuleb puhkuse ajakavva märkida põhipuhkus ja eelmise perioodi kasutamata puhkus, kuid sinna võib lisada ka muid puhkuseid, näiteks isapuhkus, lapsepuhkus, õppepuhkus või muud puhkused, mis on ettevõtte sise-eeskirjaga määratud. Tööandja peab arvestama, et töötajal oleks võimalik puhkus ära kasutada enne selle aegumist, so kahe aasta jooksul. 

Põhipuhkuse jagatakse üldjuhul kokkuleppel nädala kaupa osadeks. Sellisel juhul peab seaduse järgselt vähemalt ühe puhkuseosa pikkuseks olema 14 järjestikust kalendripäeva. Tööandja võib keelduda põhipuhkuse jagamisest lühemaks kui seitsmepäevasteks osadeks, kuid kokkuleppel on ka lühemad põhipuhkused lubatud.
 .
Puhkust peab võimaldama alljärgnevatele isikutele neile sobival ajal:

• naisele, vahetult enne ja pärast rasedus- ja sünnituspuhkust või vahetult pärast lapsehoolduspuhkust
• mehele, vahetult pärast lapsehoolduspuhkust või naise rasedus- ja sünnituspuhkuse ajal
• lapsevanemale, kes kasvatab kuni 7-aastast last
• lapsevanemale, kes kasvatab 7-10-aastast last, lapse koolivaheajal
• koolikohustuslikule alaealisele koolivaheajal

Kõiki neid asjaolusid arvesse võttes on muidu väga keerukas puhkuse ajakava planeerimine tehtud Tabloo siseveebi lisalahenduse kasutajatele lihtsaks, tänu Power Automate tööriistadele. 

Osad ettevõtted soovivad kinnitusringi ka puhkuse plaani sissekannetele. See on iseenesest  võimalik, kuid on asjatu sagimine paberitega sest kui juhile saabuvad puhkusesoovid ükshaaval, ei ole tal otsustamiseks vajalikku tervikpilti ja nii mõnigi puhkus vajab hilisemat läbirääkimist ja nihutamist. Mõistlik on puhkusegraafik kinnitada kui kõigi töötajate puhkusesoovid on sisse kantud ühte vaatesse, et saaks kohe planeerimise töövoos arvestada vajalike asendustega.

Kui ettevõttel puudub eraldi lahendus puhkuste planeerimiseks, siis tavapärane puhkuste planeerimise protsess on oluliselt keerulisem alates erinevate e-mailide saatmisest personali osakonna, raamatupidamise juhtide, asendajate ja töötajate vahel, avalduste käsitsi koostamiste ja lõpetuseks kinnitusringi läbimisega. Kuid mis teeb asja valuliseks, on tõsiasi, et keegi peab ka need andmed kokku koguma ning kuhugi tabelisse õigesse kohta sisestama, et juhile tekiks üldse terviklik vaade puhkustest, et vajalikud muudatused teha. Siin tuleb mängu ka inimliku eksimise riskifaktor pea igal sammul. Tabloo siseveebi lahendus tagab, et iga töötajaga seotud puhkused on ühes süsteemis ning need on reaalajas muutuvad ja ajakohased. See lahendus võimaldab kuvada igale töötajatele tema ettenähtud puhkuse päevad ning sealt kaudu saab ta esitada ka soovitud taotlusi, mis liigub automaatselt kinnitusringile otsesele juhile ja valitud asendajale, kel on ülevaade tervikpildist, et vajalikud otsused teha. Sama lihtne on juba kinnitatud puhkuste hilisema muutmisega. 

Süsteem arvestab lisaks eeltoodule ka kõiki riiklikke pühasid, mis teeb kogu puhkuse majandamise oluliselt lihtsamaks ja kergemini hallatavaks kõigile osapooltele. Kogu info on alati ajakohane ja kõigile kättesaadav ning kõrvaldab ka inimlikku eksimise riski, unustamised, valesti sisestamised jne. Väheneb kogu tülikas kirjade vahetus ja kinnitusring. Tabloo puhkuse lahenduse kasutamine muudab kogu protsessi nii ettevõttele kui ka töötajale oluliselt lihtsamaks.

Liitu uudiskirjaga