Tabloo siseveebi moodul - digitaalne kuluaruanne
Digitaalse kuluaruande võimekus on üks populaarsemaid TABLOO siseveebi mooduleid tänu heale kasutusmugavusele ning võimalusele seda paindlikult kujundada ettevõtte äriprotsessidele vastavaks.
TABLOO siseveeb on ehitatud SharePoint pilveteenusele, mis on osa Microsoft Office 365 paketist. Tänu sellele on siseveebi moodulid kasutatavad nii arvutis kui nutiseadmes.
Miks on kuluaruanne vajalik?
Aeg-ajalt on töötajal mõistlikum mõni kulu ettevõtte eest ära teha ning esitada tehtud makse eest hiljem kuluaruanne. Selliseks kuluks võib olla tööks vajalik vidin, prillide ostu hüvitamine või sporditoetus. Senised kasutuses olevad paberil protseduurid ei tööta enam hästi kui inimesed võivad teha tööd nii kodust, suvilast või lennukist. Seepärast on vaja kasutusele võtta mugavam lahendus, mis võimaldaks kuluaruannet esitada digitaalselt ja seda nii arvutist kui ka telefonist.
Miks on elektrooniline kuluaruanne kasulik?
Kuluaruande esitamisel elektrooniliselt on mitmeid eeliseid alatest mugavamast sisestamisest kuni kiirema menetlemiseni.
Kui kuluaruannet esitada paberil, peab töötaja täitma vormi, selle välja trükkima, allkirjastama ja esitama. Seejärel peab ettevõtte raamatupidamine andmed kuluaruandelt raamatupidamisprogrammi käsitsi sisestama. Lisaks, kui mõni juht peab kuluaruande veel ka täiendavalt kinnitama, tekitab paberil kuluaruande menetlemine asjatut ajakulu. Kõigest sellest tulenevalt on kogu protsess aeglane, samuti ebamõistlikult töömahukas.
Elektroonilise kuluaruande saab töötaja kohe peale andmete sisestamist edastada oma juhile kinnitamiseks. Kinnitamise järel liigub see kohe raamatupidamisse. Kogu protseduur on kiire, ei nõua ühegi paberi füüsilist liigutamist ja selliselt ka kõigile osapooltele mugavam.
Kuidas töötaja saab kuluaruannet täita?
TABLOO kuluaruande sisestamiseks sobivad kõik kaasaegsed veebilehitsejad (Chrome, Edge, Firefox) ning aruandev isik saab kõik vajalikud väljad täita ja dokumendid lisada nii arvuti kui ka nutiseadme kaudu. Nutiseadmes andmete sisestamiseks kasutatakse Microsoft PowerApp rakendust, mis töötab nii iOS, Android kui Windows seadmetel.
Kuluaruande sisestamise rakenduse saab soovi korral luua Teamsi rakendusse otsetee, et töötaja leiaks selle vajadusel kiiresti oma töölaualt.
Office 365 erinevate keelte tugi on heal tasemel ning kuluaruande võib töötajale kuvada nii eesti, läti, leedu kui inglise keeles.
Milline on kuluaruande töövoog?
Kuluaruande esitamiseks avab töötaja TABLOO kuluaruande rakenduse mobiilsest seadmest või ettevõtte siseveebist, kuhu töötaja saab sisestada vajalikud kuludokumentide koopiad ning kulude kirjeldused ning edastab kuluaruande oma juhile kinnitamiseks.
Juhile saabub uue kuluaruande kohta postkasti kiri koos kuluridade ja kuludokumentidega. Juht võib kohe meilis otsustada, kas kinnitab kuluaruande või lükkab tagasi. Lisaks on juhil võimalik avada kuluaruande vaade kuluaruande appis.
Kui juht kinnitab kuluaruande, läheb teade otse raamatupidamisse.
Auditeeritud turvaline töövoog
TABLOO kuluaruanne on ehitatud turvalistele Microsoft 365 teenustele kasutades SharePoint, PowerApps, PowerAutomate ja Power BI teenuseid. Kõik kuluaruande esitamisega seotud inimesed esmalt tuvastatakse ning iga töötlemise etapi kohta jääb auditeerimise logi (logimine peab olema Microsoft 365 vastavushalduse portaalis sisse lülitatud).
Kasutajatugi
Primendi tugiteenuste sertifitseeritud spetsialistid oskavad kohandada kuluaruannete esitamise seadistusi igale organisatsiooni vajadustele vastavalt:
• projektiarvestus
• osakonnad ja üksused
• digitaalsetel dokumentidel teksti tuvastamine
Samuti saame abiks olla süsteemi turvalisuse seadistamisel, aruandluse täiendamisel ning loomulikult igapäevasel kasutamisel tekkivate küsimustega.
Lähemalt Tabloo siseveebi võimalustest tabloo.ee.