Andmepõhine juhtimine: kuidas Power BI aitab teha paremaid otsuseid

Kas oled kunagi tundnud, et otsuste tegemine on nagu võõras pimedas toas liikumine? Sul on aimdus, kuhu suunas minna, aga kindlust napib. Ettevõtete käsutuses on tänapäeval meeletu kogus andmeid, kuid pelgalt nende olemasolust ei piisa – oluline on oskuslikult andmeid koguda, analüüsida ja neist väärtuslikku infot ammutada. Kasvav töömaht, uued tarkvaralahendused ja järjest suurem vajadus efektiivse aruandluse järele sunnivad juhte otsima nutikamaid viise andmete tõlgendamiseks.

Milline siis on andmete roll kaasaegses ettevõtluses?

Andmed on ettevõtte üks suurimaid varasid, kuid kui neid pole lihtne tõlgendada, võivad otsused põhineda tunnetusel, mitte tegelikul olukorral. Näiteks kui finantsjuht ei näe selgelt ettevõtte kulumustreid, võib ta märkamata jätta võimalused kokkuhoiuks. Kui kliendikogemuse juht ei suuda kiiresti tuvastada korduvaid probleeme, võib ettevõte kaotada kliendirahulolus. Õigeaegne ja täpne andmeanalüüs aitab neid olukordi ennetada ning annab ettevõttele selge konkurentsieelise.

Siinkohal tulebki mängu Power BI – Microsofti andmeanalüütika tööriist, mis aitab ettevõtetel andmeid koguda, töödelda ja visualiseerida.

Mis on Power BI ja kuidas see aitab otsuste tegemisel?

Power BI võimaldab ettevõtetel muuta mahukad Exceli tabelid ja keerukad andmebaasid visuaalselt arusaadavateks ning dünaamilisteks juhtimislaudadeks. Selle asemel, et käsitsi andmeid võrrelda, saab reaalajas ülevaate ettevõtte võtmenäitajatest ning tuvastada trende ja anomaaliaid.

Power BI ühendab andmeid erinevatest süsteemidest – näiteks raamatupidamistarkvarast, kliendihaldussüsteemidest, kasutajatoe platvormidest ja projektijuhtimistarkvaradest. See annab tervikliku pildi äritegevusest, võimaldades teha kiireid ja faktipõhiseid otsuseid. Andmete visualiseerimine graafikute ja diagrammidena aitab keerukaid numbreid lihtsamalt mõista ning teeb info kättesaadavaks ka neile, kes pole andmeanalüütika spetsialistid.
Lisaks on Power BI paindlik – aruandluse saab kohandada vastavalt ettevõtte vajadustele. Automatiseeritud aruanded säästavad aega ja vähendavad vigade riski. Kuna kõik andmed on ühes keskkonnas, paraneb ka tiimide vaheline koostöö ja info liikumine.

Power BI praktikas – kuidas juhid seda kasutavad?

Primendi finantsjuht Maarika Kuhi ja tehnikavaldkondade juht Rita Norit teavad Power BI kasulikkusest omast kogemusest. Maarika kasutab Power BI-d finantsaruandluse ja eelarve jälgimiseks, samas kui Rita analüüsib kasutajatoe teenuse kvaliteeti ja optimeerib tiimi töövooge.

Ühesõnaga, kuidas Power BI aitab siis Primendi finantsjuhil paremaid otsuseid teha...

Milliseid finantsnäitajaid jälgida Power BI abil?

Primendi CFO Maarika kasutab Power BI-d peamiselt eelarvestatud kasumiaruande ja tegelike tulemuste võrdlemiseks. See aitab tal jälgida, kas ettevõte liigub seatud eesmärkide suunas või on vaja kuskil kiiresti reageerida. Tähtsamate mõõdikute hulka kuuluvad MRR (kuutulu), müügitulu, EBITDA (Earnings before interest, taxes, depreciation, and amortization ehk kasum enne intresse, makse ja kulumit), puhaskasum ja marginaalid - nii aastane muutus kui ka võrdlus eelarvega. Samuti on tulevikuplaanides Power BI abil jälgida likviidsust, kapitaliseeritust ja pikaajalist maksevõimet, et teha strateegiliselt õigeid otsuseid.

Kuidas Power BI aitab finantsandmetega töötada?

Andmete töötlemine on üsna lihtne ja loogiline – pearaamatu kanded eksporditakse CSV-failina kokkulepitud kausta, mille Power BI seejärel sisse loeb. Kuid Power BI pole ainult lõpptulemuste vaatamiseks. Seda kasutatakse ka esialgsete analüüside tegemiseks enne kuu lõppu, et avastada võimalikke puudujääke ja teha vajalikke parandusi juba varakult. See aitab vältida üllatusi ja tagada, et finantsaruanded on täpsed.

Kuidas Power BI aitab uute protsesside jälgimisel ja aruandlusel?

Kui ettevõttes rakendatakse uus protsess, on Maarika lähenemine lihtne: kõigepealt pannakse numbrid kokku Excelis, et saada esmane kontrollnumber, ja seejärel liigutakse Power BI-sse. Nii tekib täpne sisend, mida Power BI ekspert saab kasutada, hoides kokku aega ja vältides segadust. Maarika soovitab juhtidel endalgi õppida Power BI-s lihtsamaid vaateid kohandama – ekspert loob seosed, kuid tihti saab juht ise vajalikke analüüse lisada, kasutades intuitiivset „lohistamise ja klotside kokkupanemise“ lähenemist.

Kuidas Power BI abil avastada kuluefektiivsuse võimalusi?

Power BI võimaldab vaadata finantsandmeid kahest perspektiivist – tagasivaatavalt ja ettevaatavalt.

Tagasivaatavalt saab kiiresti ülevaate eelarve täitmisest ja vajadusel õigeaegselt reageerida.

Ettevaatav analüüs muudab planeerimise lihtsamaks, sest minevikuandmed on kiiresti ja selgelt kättesaadavad.

Kuidas Power BI aitab tehnikavaldkonda juhtida?

Mida jälgida Power BI abil?

Rita toob välja, et Power BI aitab siduda erinevatest süsteemidest pärit andmeid, et saada terviklik ülevaade töötajate tegelikust hõivatusest. Näiteks kogub ta töötajate töö- ja puhkeaegade infot palgaarvestuse rakendusest ning lisab sellele tööaja arvestuse ticketing-süsteemist. See näitab täpselt, kui palju aega kulub konkreetsete probleemide lahendamisele, kas töö on tasustatud või tasuta ning kus saab protsesse kiiremaks ja tõhusamaks muuta.

Olulisemad mõõdikud – mida jälgida?

Rita kasutab Power BI-d, et jälgida erinevaid võtmenäitajaid, mis aitavad kasutajatoe tööd paremini juhtida ja teenuse kvaliteeti parandada:

• Arveldatav ja tasuta tööaeg per ticket/per klient – kui palju ajast kulub otseselt kliendi probleemile ja kui palju õppimisele või muudele tegevustele.
• Pöördumiste arv per spetsialist/klient – kas tiimil on optimaalselt jaotatud koormus ning kas teatud tüüpi pöördumisi saaks ennetada või lahendada tõhusamalt.
• Kliendi tagasiside (NPS) – kas lahendatud pöördumised vastavad klientide ootustele ning millised teenuse aspektid vajavad parandamist.
• Keskmine pöördumise lahendamise aeg – kui kiiresti jõuab kliendi probleem lahenduseni, mis aitab prognoosida töökoormust ja parendada teenuse kiirust. 
• Pöördumistele reageerimise kiirus – kas tiim reageerib kliendi probleemidele kokkulepitud ajaraamides ja kui pikk on ootejärjekord. 
• Kõnedele vastamise kiirus – kui kiiresti suudetakse kliendiga kontakti võtta, et lahendust pakkuda.

Kuidas Power BI aitab kasutajatoe tiimil parandada teenuse kvaliteeti ja läbipaistvust?

Power BI toob kasutajatoe tiimi töö kõigile nähtavaks – tiimil on selge ülevaade, kuidas nende töö tulemuslikkust mõõdetakse ja milliseid näitajaid tuleb parandada. Kuna tulemused on aluseks ka tulemustasude arvestamisel, annab Power BI tiimile selge sihi, mille poole püüelda.

Lisaks aitab Power BI jälgida, kui palju inimesi on vaja olemasolevate klientide teenindamiseks ja kas on võimalik uusi kliente lisada ilma täiendavaid ressursse palkamata. Samuti saab mõõdikute põhjal hinnata, millistes valdkondades vajavad töötajad koolitust, et arendada oma professionaalsust sihipäraselt ja efektiivselt.

Kokkuvõtvalt, mida Power BI endast kujutab ja kas peaksin selle kasutusele võtma?

Et andmeid on meil palju, nõuab töökultuur nutikamaid ja kiiremaid viise otsuste tegemiseks. Power BI aitab andmete struktureerimisel ja analüüsimisel, et saada parem ülevaade ettevõtte toimimisest. Finantsvaldkonnas võimaldab see jälgida eelarve täitmist, kasumlikkust ja likviidsust, samas kui tehnilises juhtimises aitab see mõõta töötajate hõivatust, kliendipäringute lahendamise kiirust ja teenuse kvaliteeti. Andmepõhine juhtimine loob ettevõtetele suurema läbipaistvuse, võimaldab leida kokkuhoiukohti ning parandada teenuste kvaliteeti, muutes keerulised numbrid praktilisteks ja strateegilisteks otsusteks.

Liitu uudiskirjaga